Kundenkommunikation schneller und effizienter und erfolgreicher abwickeln:
Thema der Woche: Automatische Brieferstellung mit Kundendaten, Teil 2

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de), Christian Raum

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12.01.2009

Die Echtzeitgenerierung von Dokumenten soll die Korrespondenz mit Kunden verbessern und die Prozesse im Unternehmen beschleunigen. Das Versprechen der Hersteller ist es, die Produktivität zu erhöhen und die Corporate-Identity sicherzustellen. Damit soll sich die Qualität der Kundenansprache insgesamt verbessern.

Network Computing befragte Aia Software [1], Assentis [2], EMC [3], Group1 Software [4], Hewlett-Packard [5], Icon [6], Pallas Athena [7] und Streamserver [8] über ihre Lösungen zur automatischen Dokumentenerstellung. Lesen Sie im Folgenden den zweiten Teil der Aussagen. Den ersten Abschnitt steht online [9] bereit. Die Statements erschienen auch in den IT-Solutions Output 4/2008, S. 10ff.

Network Computing: Für welche Aufgaben innerhalb der Dokumentenerstellung und des Output-Systems ist Ihre Lösung konzipiert?

Stephan Vanberg, VP Sales & Marketing, Assentis Technologies

Stephan Vanberg, VP Sales & Marketing, Assentis Technologies: »Die Lösung Assentis-Doc-Family ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftskommunikation qualitativ aufzuwerten, zu personalisieren und über eine einzige, vielseitige Plattform zu entwerfen. Auch die Administration und Übermittlung der Geschäftskommunikation gehört dazu. Unsere Kunden erstellen damit Dokumentenarten wie maßgeschneiderte Rechnungen, Kontoauszüge, Briefe, intelligente Formulare, Begrüßungspakete oder Marketing-Unterlagen.«

Christian Gericke, Group-Manager Central & East-E/ME/A, Hewlett-Packard, IPG-Enterprise-Software

Christian Gericke, Group-Manager Central & East-E/ME/A, Hewlett-Packard, IPG-Enterprise-Software: »HP-Dialogue ist eine Komplett-Lösung für automatische Prozesse rund um Unternehmensdokumente jeglicher Art. Sie unterstützt dabei den gesamten Dokumenten-Lifecycle: von der Entwicklung über die Bearbeitung bis zum Versand. Die Lösung ermöglicht Unternehmen, jede Art von personalisierter Kommunikation zu erstellen, um diese über Print-, E-Mail und Online-Kanäle bereitzustellen.«

Wolfram Priebsch, Director Consulting & Solution Central Europe, Streamserve: »Die Streamserve-Lösung wird zwischen den wirtschaftlichen Kernsystemen und den Druckern, Portalen, Fax- oder Mailsystemen eingebunden. Streamserve stellt Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Fachabteilungen selbstständig über eine grafische Oberfläche Geschäftsdokumente personalisiert erstellen. Dies kann ad hoc, interaktiv oder über Batch-Verarbeitung erfolgen. Die Versendung der Dokumente geschieht über verschiedene Kanäle.«

Network Computing: Welches sind die drei Schlüsselprozesse, die Ihr Unternehmen im System abgebildet hat?

Raimund Schüler, Vertrieb und Marketing bei Aia Deutschland

Raimund Schüler, Vertrieb und Marketing bei Aia Deutschland: »Als Basis sehen wir die automatische Generierung von Dokumenten im Hintergrund. Die besondere Flexibilität zeigt sich bei der dialoggestützten Erstellung von individuellen Dokumenten aus einem interaktiven Prozess heraus. Wichtig ist uns außerdem, eine sehr gute Anbindung an alle modernen Kommunikationswege bereitzustellen, um Dokumente auf unterschiedlichsten Wegen und in verschiedenen Formaten zu versenden.«

Gericke: » Unsere drei Schlüsselbereiche lauten: Kontrolle, Intelligenz und Automatisierung. Prozesse zur Kontrolle sind wichtig, damit Vorschriften und das Corporate-Design eingehalten werden. Eine integrierte Logik und intelligente Funktionen sind unerlässlich, damit der Anwender intuitiv vorgehen kann. Schließlich sorgt die Automatisierung für einen schnelleren Service und geringere Porto- und Lieferkosten.«

Uwe Seltmann, Geschäftsführer Icon Systemhaus

»- Die Erzeugung kundenindividuell anpassbarer Dokumente aus der Fachanwendung heraus.

- Der interaktive Dokumenteditor stellt das Corporate-Design und die Massenproduzierbarkeit sicher.

- Die vollautomatische, logikgesteuerte Produktion von Dokumenten für den Einzeldruck, den Massendruck oder die sofortige Nutzung im Web, als E-Mail oder Fax.«

Network Computing: Welche Prozesse können die Kunden abbilden, die für sie zuvor aus technischen oder finanziellen Gründen nicht möglich waren?

Uwe Seltmann, Geschäftsführer Icon Systemhaus

Seltmann: »Die Dokumente waren häufig zu unflexibel und vom Erscheinungsbild her nicht am Kunden orientiert. Die Textadministration erfolgte zentral, deshalb waren die Time-to-Market-Zyklen zu lang. Andere Kunden arbeiteten auf Office-Basis. Hier fehlte es an der Datenintegration, der abgesicherten Administration und der automatischen Weiterverarbeitung einschließlich Portooptimierung.«

Gericke: »Wir ermöglichen die hochgradige Personalisierung und Automatisierung der Korrespondenz. Dies geschieht von einer Plattform aus, die alle Prozesse integriert: Durch den direkten Zugriff auf Datenbanken können Unternehmen ihre Dokumente individuell zuschneiden – und dennoch automatisch ausgeben. HP-Dialogue-Live lässt Anwender-Dokumente interaktiv mitgestalten, indem sie genehmigte Textbausteine auswählen.«

Johannes Gitsioudis, Produkt-Manager Modus-Suite, Pallas Athena Germany: »Direkte, automatische, personalisierte und dynamische Korrespondenz aus der jeweiligen Applikation – und das mit nur einem Mausklick. Die Anwender werden von unnötigen Arbeitsschritten befreit und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Alle vorgegebenen Compliance- und CI-Anforderungen werden dabei automatisch und strikt eingehalten.«

Network Computing: Wie hoch sehen Sie den Aufwand für die Anbindung an die Standardapplikationen der Kunden wie CRM, ERP oder an das Office-Paket einerseits und an die Output-Infrastruktur andererseits?

Johannes Gitsioudis, Produkt-Manager Modus-Suite, Pallas Athena Germany

Gitsioudis: »Office gehört bei der Modus-Suite zum Programm. Der Editor beim Dokumentdesign als auch beim Nachbearbeiten der Endanwender ist Microsoft-Word. Die Generierungs- und Druckprozesse laufen hingegen komplett außerhalb von Word. Die Integration ist sehr einfach: Alle Prozesse werden per Web-Services angesprochen und durch die Output-Komponente schnell in die Output-Infrastruktur eingebunden.«

Vanberg: »Die Software von Assentis beruht auf offenen Standards und lässt sich damit auch in komplexe IT-Landschaften einbinden. Dank der Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit lässt sich Assentis leicht mit vorhandenen Unternehmenssystemen wie Core-Banking-, CRM- oder ERP-Anwendungen verbinden. Zudem ermöglicht die Lösung den dynamischen und simultanen Zugriff auf Daten verschiedener Datenquellen quasi jeden Formats.«

Priebsch: »Auf der Input-Seite gibt es 22 Connectivity-Packs. Unsere Lösungen werden direkt und einfach an die Schnittstellen der Kernsysteme angebunden. Wir stellen Standardkonnektoren zur Verfügung, die über eine grafische Oberfläche konfigurieren lassen. Bei der Ausgabeseite fügt sich Streamserve in die Infrastruktur und bindet so die vorhandenen Druck-, Fax-, Archiv- und Mailsysteme an.«

Network Computing: Ab wie vielen Arbeitsplätzen ist ein Einsatz Ihrer Lösung sinnvoll und wie rechnen Ihre Kunden einen ROI (Return-on-Investment) für die Systeme?

Wolfram Priebsch, Director Consulting & Solution Central Europe, Streamserve

Priebsch: »Unserer Meinung nach ist nicht die Anzahl der Arbeitsplätze entscheidend, sondern die Anzahl an Dokumenten, die monatlich oder einmal im Jahr generiert werden. Hier liegt die Einstiegsgröße bei 100.000 bis 300.000. Der ROI errechnet sich durch die Porto-, Zeit- und Papiereinsparungen.«

Seltmann: »Die untere Grenze liegt bei etwa 100 Arbeitsplätzen. Typische Einsatzszenerien weisen zwischen 500 und 50.000 Online- und bis zu 100.000 Offline-Clients aus. ROI wird meist über die reduzierten Prozesskosten für Erstellung, Druck und Weiterverarbeitung von Individualdokumenten gerechnet. In einigen Fällen wird der ROI durch eine höhere Effizienz in der Administration der Dokumentvorlagen oder in der CPU-Entlastung auf dem Mainframe erzielt.«

Schüler: »Wir bieten Einstiegspakete, die sich ab etwa fünf bis zehn Usern lohnen. Bestimmend für den ROI ist die Anzahl der Nutzer, das Volumen der zu erstellenden Dokumente, die derzeitige Dauer für die Erstellung eines einzelnen Dokumentes und der prognostizierte Zeitaufwand für die zukünftige Erstellung.«

[1] http://www.aia-itp.com/
[2] http://www.assentis.com/
[3] http://www.germany.emc.com/
[4] http://www.group1.de/
[5] http://www.hewlett-packard.de/
[6] http://www.icongmbh.de/
[7] http://www.pallas-athena.com/
[8] http://www.streamserve.com/de
[9] thema-der-woche-automatische-brieferstellung-mit-kundendaten-teil-1/

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