Scanpoint erhält Großauftrag von SAP
Der Dokumentendienstleister Scanpoint scannt die monatlich rund 75.000 Reisekostenbelege, die bei SAP anfallen und stellt sie den Walldorfern innerhalb von 24 Stunden digital mit elektronischer Signatur zur Verfügung.
Wenn einer eine Reise tut, dann darf er was belegen: Parkscheine, Taxi- und Tankquittungen, Bewirtungs- oder Hotelrechnungen in den unterschiedlichsten Formaten müssen erfasst werden. Nun hat SAP [1] dem Systemhaus Scanpoint [2] den Auftrag erteilt, alle anfallenden Reisebelege digital zu erfassen. »Wir erhalten pro Monat die Abrechnungen zu etwa 15.000 Reisen mit durchschnittlich fünf Belegen pro Vorgang«, so Michaela Bernhard, zuständige Projektleiterin bei Scanpoint Deutschland.
Die Herausforderung besteht vor allem darin, das heterogene Beleggut effizient zu verarbeiten – angefangen von der Tankquittung auf Thermopapier im Längsformat, über kleine Parkscheine, handgeschriebene Taxirechnungen bis hin zu Hotelabrechnungen im DIN-A-4-Format. Diese transportiert ein Bote täglich von SAP in Walldorf zur Scanpoint-Zentrale nach Waldbronn. Die Reisebelege sind jeweils in separaten Briefumschlägen verpackt. Die Scanpoint-Mitarbeiter erstellen zunächst für jede Reise ein Deckblatt mit den Reisedaten, auf dem zusätzlich ein Barcode aufgebracht wird. Mit diesem können die einzelnen Belege einer bestimmten Reise zugeordnet werden.
Vor der Digitalisierung der heterogenen, gelegentlich schlecht lesbaren Belege werden diese entsprechend aufbereitet, so dass ein optimales Scan-Resultat erzielt wird. Ergebnis ist dann eine Multipage TIFF-Datei, die nach entsprechender Qualitätsprüfung mit einer elektronische Signatur versehen wird. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Images den Originalbelegen entsprechen. Scanpoint nutzt hierfür das Werkzeug von Openlimit. Schließlich übermittelt Scanpoint vier Mal täglich elektronisch die Reisekostenabrechnungen an SAP.
[1] http://www.sap.com/germany/index.epx
[2] http://www.scanpoint.eu/index.php?id=12
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