Archivierung: Compliance:
E-Mails rechtskonform aufbewahren
Communigate Systems ist eine Partnerschaft mit Feith Systems and Software eingegangen, einem Anbieter integrierter Archivlösungen. Dank dieser Kooperation können Anwender ihre E-Mails so archivieren, dass rechtliche Rahmenbedingungen erfüllt werden.
Jetzt auch mit revisionssicherer E-Mail-Archivierung: Die Kommunikationslösung Communigate Pro.
Unternehmen sind dazu verpflichtet, »steuerlich relevante« E-Mails zu archivieren und bei Bedarf dem Finanzamt zur Verfügung zu stellen. Das ist in den »Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) festgelegt, ergänzend in den »Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung« vom März 2003.
Informationen zum GDPdU sind übrigens auf dem GDPdU-Portal [1] zu finden. Details zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails hat der Law-Blog [2] zusammengestellt.
Firmen benötigen daher ein System, das die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von E-Mails regelt. Communigate [3] und Feith [4] haben eine solche Lösung entwickelt.
Höhere Sicherheit durch digitale Fingerabdrücke
Die IP-Kommunikationsplattform »Communigate Pro« bindet das »IQ E-Mailarchiv« von Feith ein, um von einer Konsole aus ein Archivmanagement einzurichten und die »Compliance« mit gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Der Administrator kann damit unstrukturierte und strukturierte Daten verwalten.
Digitale Fingerabdrücke sorgen für eine höhere Sicherheit von E-Mails und Anhängen. Diese lassen sich über die Suchfunktion »Mail IQs Watch For« aus dem Archiv heraus schnell wiederherstellen.
Die Lösung erlaubt ein automatisches Löschen von E-Mails mit zugelassener »Hold and Freeze«-Funktion. Außerdem lassen sich organisatorische Änderungen schnell umsetzen.
[1] http://www.gdpdu-portal.com/
[2] http://www.law-blog.de/359/aufbewahrungsfristen-fuer-geschaeftliche-emails-teil-1/
[3] http://www.communigate.com/
[4] http://www.feith.com/
[5] http://www.communigate.com
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