Analyse von Sopra Steria Consulting: E-Mail-Flut frisst Arbeitszeit

In neun von zehn Unternehmen sind die Mitarbeiter mit permanent überfüllten Postfächern konfrontiert. Insbesondere Führungskräfte kämpfen darüber hinaus mit zu vielen, nutzlosen Meetings.

Die tägliche E-Mail-Flut macht viele Arbeitskräfte krank.
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Die E-Mail- und Meeting-Kultur in vielen Unternehmen bereitet vielerorts Probleme: 52 Prozent der von Sopra Steria Consulting befragten Teilnehmer fällt es schwer, die Priorität empfangener E-Mails auf Anhieb richtig einzuschätzen. Viel Zeit verlieren insbesondere Führungskräfte überdies in Meetings, die nur geringe oder gar keine Relevanz für die persönlichen Arbeitsaufgaben haben. Die Studienergebnisse untermauern, dass in vielen Betrieben Handlungsbedarf besteht: Sowohl die digitale, als auch die analoge Kommunikationskultur im Unternehmen sollten ganzheitlich neu überdacht werden.

Zwar gilt die schnelle Weitergabe wichtiger Informationen als großer E-Mail-Vorzug. Um gleichzeitig alle Beteiligten über aktuelle Projekte stets auf dem Laufenden zu halten, haben sich in vielen Unternehmen aber breitstreuende Verteiler eingebürgert – mit der Folge, dass die meisten E-Mail-Fächer buchstäblich überquellen: Die Umfrage im Auftrag von Sopra Steria Consulting ergab, dass 90 Prozent der Teilnehmer unter zu vielen E-Mails im Unternehmen leiden. Mehr als die Hälfte von ihnen sieht sich zudem außerstande, die geschäftliche Dringlichkeit eingehender Mails auf den ersten Blick zu erkennen.

»Für E-Mails gilt prinzipiell dasselbe wie für alle anderen digitalen Kommunikationstechnologien – sie erfordern einen zielorientierten, bewussten Umgang mit den Informationen – und damit oftmals eine Anpassung der Unternehmenskultur. Sonst droht die jeweilige Technologie, ihr ursprüngliches Einsatzziel in sein Gegenteil zu verkehren«, erläutert Petra Bollmer, Managerin Human Capital Management Solutions bei Sopra Steria Consulting.

Der Umgang mit E-Mails gibt Aufschluss darüber, wie zusammengearbeitet wird oder Entscheidungen getroffen werden: Eine hohe Anzahl von E-Mails und eine permanente Nutzung der cc:-Funktion (etwa zur Information der Führungskraft) deuten auf zu lange und somit langsame Entscheidungswege hin. Diese Art der Kommunikation ist ungeeignet, wenn es auf einen vernetzten, agilen Informationsaustausch ankommt. Statt sämtliche E-Mails breit gestreut und damit ungezielt an zu viele Kollegen zu verteilen, empfiehlt die Managerin, über alternative Kommunikationslösungen nachzudenken.

Social-Business-Plattformen oder Online Communities bieten sich hier nach Einschätzung der Beraterin insbesondere bei Projekten als Alternative an, da sie jederzeit kontextbezogen einen vollständigen Überblick über alle relevanten Statusinformationen ermöglichen. Mit derartigen Plattformen lässt sich in vielen Situationen ein deutlich effizienterer Wissenstransfer in Gang setzten als mit E-Mails allein.

Zu viele Besprechungen

Als ineffektiv erweist sich laut Studie auch die Besprechungspraxis vieler Unternehmen: 64 Prozent der befragten Führungskräfte – 20 Prozentpunkte mehr als der Durchschnitt der Befragten – nehmen häufig an Meetings ohne Relevanz für das persönliche Aufgabenfeld teil. »Zeitraubende Besprechungsrituale gehören auf den Prüfstand. In dieser Hinsicht können sich etablierte Unternehmen durchaus an unkonventionellen Startup-Methoden orientieren, bei denen etwa prägnante morgendliche Kurzbesprechungen im Stehen die klassischen Meetings mit überfrachteter Agenda ersetzen. Denn in der digitalen Ära kommt es im Wettbewerb immer stärker auf das Tempo an, mit dem Entscheidungen getroffen und Innovationsideen in marktreife Angebote umgesetzt werden können. Insofern ist ein effizienter Wissensaustausch von strategischer Bedeutung für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen«, erklärt Bollmer.

Sopra Steria Consulting ließ für die Untersuchung im Herbst 2015 insgesamt 220 Geschäftsführer, Vorstände sowie Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zum Thema Komplexität im Arbeitsleben befragen. An der Studie nahmen Vertreter aus unterschiedlichen Branchen teil. Explizit ausgeschlossen waren Beratungsfirmen und Anbieter von IT-Lösungen.