Weniger Papierverbrauch durch Duplexeinheit:
Druckkosten sparen: von Hamsterkäufen bis falscher Auslastung

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de)

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06.05.2009

Es gibt sie in jedem Unternehmen: Die Drucker. Auch bei ihnen lassen sich Kosten einsparen. Das fängt bei den Verbrauchsmaterialien an und geht hin bis zur Druckdatensteuerung.

Während es bei Kopierern oft eine einheitliche Beschaffung etwa über Leasingverträge gibt, schaut es bei den Druckern oft anders aus. Hier ist das ganze oft nicht transparent. Da können sich schnell versteckte Kosten auftürmen. Nichts ist schlimmer, als wenn beim Drucken einer wichtigen Präsentation der Toner ausgeht. Also gehen Anwender her und beschaffen sich selbst Ersatzmaterial. Schlecht ist es nur, wenn ein Drucker ausrangiert wird und der Toner noch in den Schränken lagert. Der Druckerhersteller Kyocera [1] gibt dazu ein Tipps, Hinweise und Erfahrungen weiter, wo unnötige Kosten entstehen, sich in den Griff bekommen beziehungsweise reduzieren lassen. Manche Kosten entstehen einfach nur durch die Auswahl des falschen Druckers. Da beim gewünschten System kein Output erscheint, werden die Daten eben nochmals ausgedruckt – bis es eben auffällt. Sparen lässt sich über den Ersatz alter Systeme durch neuere Geräte mit einem geringeren Seitenpreis und Duplexeinheit.

Verringerung von Druckkosten über die Regel: Keine Ausgabe von SW-Drucken auf Farbsystemen (Quelle: Kyocera)

Hamsterkäufe bei Verbrauchsmaterialien sind nur ein Phänomen. In einem anderen Fall wurden in einem Unternehmen die Tintenstrahldrucker mit Laser-Systemen von Kyocera ersetzt. Danach existierten keine Tintensysteme mehr im Betrieb. Trotzdem gab es weiter Tintenpatronenbestellungen. In dem Fall hatten Mitarbeiter die gleichen Tintenstrahldrucker zu Hause, wie sie in der Firma ausgemustert worden waren.

Ob es sich lohnt, die bestehenden Systeme gegen neue auszutauschen, lässt sich ausrechnen. Dazu muss ein Unternehmen aber wissen, wie viel es über einen bestimmten Zeitraum und was es druckt. Bei letzterem geht es um die Farbdeckung der Dokumente. Weiter muss der Seitenpreis für die bestehenden und eventuell neuen Systeme bekannt sein. Letzterer muss in jedem Fall unter dem der existierenden Systeme liegen. Darauf hin lässt sich ausrechnen, wann die neuen Systeme ihren Einkaufspreis wieder drin haben. Auch der Einsatz von Duplexeinheiten hilft hier Papier und damit Kosten zu sparen.

Während es bei Kopierern in der Regel ein Service-Management mit Leasing der Systeme in Unternehmen gibt, ist dies bei Druckern oft nicht der Fall. Diese werden häufig von der IT-Abteilung eingekauft, oder auch von einzelnen Abteilungen. Gerade letzteres führt zu Wildwuchs und höherem Aufwand bei Support. Neben dem Service-Management empfiehlt es sich auch, die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien zentral zu regeln. Über digitale Workflows von Dokumenten-Management-Systemen erfolgt die Bearbeitung digital. Es fällt weniger Papier an. Am Anfang eines Workflows müssen allerdings die entsprechenden Dokumente eingescannt werden.

Farbdrucker sind nicht nur gut, um Präsentationen zu drucken. Mitarbeiter verwenden sie aber auch für Geburtstagseinladungen oder Gartenparties. Hier muss ein Unternehmen natürlich klar ansagen, was erlaubt ist oder nicht. Über eine entsprechende zentrale Management-Software lässt dann aber etwa uneinsichtigen Mitarbeitern der Farbausdruck sperren.

Manchmal ist aber auch keine böse Absicht dahinter wie beim Ausdruck von E-Mails von Outlook. Dieses stellt bei einer Antwort auf eine Mail den bisherigen Text in Farbe dar. Also wird die Mail in Farbe gedruckt und somit deutlich teuerer als notwendig. Eventuell regelt dies aber die Steuerungs-Software, indem sie Outlook-Ausdrucke automatisch in SW umwandelt oder an einen SW-Drucker schickt.

Eine weitere Regel könnte sein, dass Druckjobs ab einer bestimmten Seitenzahl über ein größeres System ausgedruckt werden: Hier sind die Preise pro Seite geringer. Statt dem Einsatz von vorgedruckten Formularen, die dann mit den eigenen Daten versehen werden, lässt sich dies auch in einem Ruck erledigen. Das Unternehmen entwirft dazu mit einer entsprechenden Software eigene Formulare und legt diese in den Druckern ab. Bei der Ausgabe werden die Eingaben mit den Formular-Elementen kombiniert. Eine Bevorratung der Formulare entfällt damit.

[1] http://www.kyoceramita.de

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