Mit Print & Follow-Funktion:
Kyocera dehnt ihre Output-Management-Lösung auf große Unternehmen aus

von Werner Veith (werner.veith@networkcomputing.de)

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20.10.2008

Mit Output-Management-Lösung »KYOcontrol Enterprise« richtet sich Kyocera an Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern und 25 Ausgabegeräten. Das System integriert Dokumentenmanagement, Kostenkontrolle und Sicherheitsfunktionen.

Für einen effizienten Betrieb ihrer Druck- und Multifunktionssysteme hat Kyocera die Lösung »KYOcontrol Business Edition« für kleine und mittelständische im Programm. Diese bekommt nun Zuwachs mit Kyocontrol Enterprise. Damit sollen auch größere Betriebe ihre Kosten kontrollieren, Prozesse beim Output-Management steuern und sensible Dokumente schützen können. Kyocera adressiert mit der neuen Version Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern und 25 Ausgabegeräten.

Die Output-Management-Lösung »KYOcontrol Enterprise« von Kyocera bietet Funktionen für Kostenkontrolle, Prozessverbesserung und Sicherheit.

Sensible Dokumente können nun nicht mehr einfach im Ausgabefach rumliegen. Denn der Kyocontrol-Server speichert diese zunächst nur zwischen. Erst wenn sich der Nutzer an einem Drucker oder Multifunktionsgerät authentifiziert hat, gibt dieses den Druck aus. Zur Identifizierung und Autorisierung lassen sich Transponder, PINs, Chip- oder Magnetkarten nutzen. Auch bestehende Systeme wie zur Zeiterfassung oder physikalischen Zugangskontrolle kann ein Unternehmen dazu einbinden.

Damit der Nutzer das Dokument ausgeben kann, muss das Drucksystem mit Kyocontrol ausgestattet sein. Kyocera nennt das »Print & Follow«-Funktion. Die sich Authentifizierung vor der Ausgabe lässt sich auch deaktivieren, damit der Nutzer bei umfangreichen Dokumenten nicht lange warten muss. Hier muss ein Unternehmen sich aber genau überlegen, wem es diese Möglichkeit per Policy einräumt. Bei Bedarf lassen sich Dokumente beim Transport über das Netz oder der Ablage auf dem Kyocontrol-Server verschlüsseln.

Kyocontrol lässt sich auch bei Unternehmen mit mehren Standorten einsetzen. So kann ein Manager den Druck von Unterlagen in der Zentrale starten und dann in der Niederlassung ausdrucken. Dazu überträgt ein Kyocontrol-Server die Daten zum anderen Server in der Filiale. Das Management der Lösung erfolgt dabei immer zentral.

Mit dem Kyocontrol Enterprise lassen sich Ausdrucke und Kopien dem jeweiligen Anwender oder Abteilungen zuordnen. Auch die Verwendung von Farbe lässt sich steuern. So kann der Administrator etwa eine Regel erstellen, dass der Druck von Outlook-Dokumenten automatisch Schwarz-Weiß erfolgt. Solche Policies machen sich bei entsprechenden Klick-Leasing-Verträgen deutlich bemerkbar.

Smart-Routing sorgt dafür, dass der Output auf dem Gerät erfolgt, das den Job am wirtschaftlichsten erledigen kann. Außerdem lassen sich auch Systeme von Wettbewerbern einbinden: Hat ein Unternehmen etwa gerade einen Leasingvertrag Kyocera-frendes Gerät für 60 Monate abgeschlossen, wird es eben kaum bereit sein, diesen bereits wieder abzulösen.
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