Touchbedienung, Apps und immer mehr Funktionen: Drucker werden zur Zentrale der Dokumentenverwaltung

Je mehr das Dokumentenmanagement digitalisiert wird, desto wichtiger wird dafür der Drucker als zentrales Tool. Dabei ähnelt seine Entwicklung der des Smartphones: mit Touchbedienung, Apps und immer mehr Funktionalitäten.

Sicherheit ist oberstes Gebot

In Zeiten der Digitalisierung und zunehmender Vernetzung müssen Drucker und MFPs gegen Angriffe von außen und ­innen gewappnet sein, um nicht als offenes Scheunentor für Erpressungstrojaner und Cyberkriminelle zu fungieren. Erst im Februar sorgte ein Hacker mit dem Pseudonym »Stackoverflowin« für Schlagzeilen, als dieser Schwachstellen in netzwerk­fähigen Druckern massenhaft ausnutzte und Drucker über den Port 9100 attackierte, über den beispielsweise auch Router angeschlossen werden können. Der Hacker übernahm die Kontrolle über rund 150.000 Geräte bekannter Marken und brachte sie dazu, von ihm verfasste Nachrichten auszudrucken. Bereits im Januar hatten Hacker zahlreiche Internetdrucker an drei großen ­Universitäten gekapert und für das Drucken antisemitischer Flyer verwendet. Dabei sind eigene Druckaufträge nur eine Variante, wie Hacker schlecht gesicherte Drucker für ihre kriminellen Machenschaften nutzen können. Auch das Übertragen von Faxen, eine Manipulation der Druckerkonsole oder Einstellungen, DoS-Angriffe, das Abfangen von Daten an den Drucker oder auch der Abruf gespeicherter Dokumente auf dem Druckerserver sind denkbar.

Zudem wird die im nächsten Jahr eintretende EU-Datenschutzgrundverordnung den Bedarf an funktionierenden Sicherheitskonzepten sowie Druck- und Scanprozessen, die der neuen GDPR-Richtlinie entsprechen, erheblich steigern. »Die Absicherung der Druckerflotte wird in Unternehmen zu oft vernachlässigt. Hier besteht Beratungsbedarf«, betont Kummetz. Einzelne Features seien nicht ausreichend: Es geht immer um den Schutz des kompletten Systems. »Die Palette der einzelnen Sicherheitsangebote vom BIOS-Schutz bis hin zum abgesicherten Ausgabe-Handling hilft nur dann, wenn sie, wie bei HP, in ein komplettes Sicherheitssystem eingebunden ist, die eine kontinuierliche Überwachung der Sicherheitsrichtlinie auf allen Druckern garantiert.«
Stichworte beim Thema Druckersicherheit sind Datenverschlüsselung, Anwender-Authentifizierung, Druckdatenstromverschlüsselung bis hin zu Data Loss Prevention (DLP).

Hajo Soldan, Director Indirect Sales bei Canon
(Foto: Canon)

Vor allem Follow-me-print- oder Pull-print-Lösungen gelten aktuell als Standard, wenn es darum geht, individuell und sicher vertrauliche Dokumente auch in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern pro Drucker ausgeben zu können. Hier druckt der Anwender in eine virtuelle Warteschlange, der Auftrag wird anschließend auf einem Druckserver zwischengespeichert und für den eigentlichen Druck bereitgehalten. Per RFID-Karte oder auch NFC-Technologie über das Smartphone kann sich der Anwender nun bei einem beliebigen Drucker im Netzwerk anmelden. Nach erfolgter Registrierung kann der Nutzer über das Menü den gewünschten und nur für ihn bereitgehaltenen Druckauftrag auswählen und ausführen. Anschließend erfolgt die Abmeldung, kein anderer hat auf das entsprechende Dokument Zugriff.
Zu guter Letzt sollten Hersteller und Partner die Sicherheitsanforderungen immer in enger Absprache mit dem Kunden festlegen: »Von Druck- und Multifunktionssystemen, die in einem gut gesicherten Netzwerk betrieben werden, gehen keine zusätzlichen Risiken aus. Grundsätzlich sollten bei dem Gebrauch von Multifunktionsgeräten die gleichen Sicherheitsvorgaben beachtet werden, wie bei der Sicherung des gesamten Netzwerks. Wir informieren Anwender regelmäßig darüber, wie die Datensicherheit durch das richtige Nutzerverhalten erhöht werden kann«, stellt Hajo Soldan, Director Indirect Sales bei Canon Deutschland, fest.