Kosten sparen durch neue Infrastruktur: Utax modernisiert Dokumentenmanagement bei Medizinspezialist

Der international tätige Medizintechnik-Hersteller IBA Dosimetry will seine Output-landschaft modernisieren. Utax-Partner Saueracker aus Nürnberg schafft den Rollout der neuen Systeme in kurzer Zeit und hilft, Kosten zu sparen.

Zusammen mit Utax modernisierte Saueracker die Infrastruktur bei IBA Dosimetry
(Foto: Saueracker)

Die IBA Dosimetry GmbH ist ein Medizintechnik-Spezialist für Strahlenmessung, -therapie und Röntgen. Am deutschen Standort des belgischen Konzerns in Schwarzenbruck bei Nürnberg befindet sich auch das Trainingszentrum, in dem Ärzte unter Klinikbedingungen im Umgang mit IBA-Geräten und -Techniken geschult werden. Rund 200 Mitarbeiter sind am mittelfränkischen Firmensitz beschäftigt.

Sowohl Dokumenten-Workflows als auch Fleetmanagement waren in dem international agierenden Unternehmen bereits vorhanden. Als ein neues Serversystem aufgesetzt wurde, sollte auch die Output-Landschaft modernisiert werden. »Mit dem Austausch der Systeme wollten wir die Möglichkeiten von intelligenter Dokumentenerfassung und -archivierung noch besser in der alltäglichen Praxis verankern und für die Kollegen nutzbar machen«, stellt Elfi Scheffler die Beweggründe klar. Die IT-Leiterin von IBA Dosimetry Deutschland wünschte sich außerdem dringend ein verlässliches Fleetmanagement, da es in der Vergangenheit immer wieder Probleme wie Wartezeiten auf den Toner gegeben hatte.

Bei den ersten Projektgesprächen sei es erst einmal darauf angekommen, eine detaillierte Bestandsaufnahme zu machen, erinnert sich Ralf Seitz, Key Account Manager von Saueracker. Der Utax-Vertriebspartner ist mit seinem Geschäftsbereich Document Solutions darauf spezialisiert, Dokumentenprozesse inklusive Hard- und Software in Unternehmen neu zu strukturieren. Diese Aufgabe übernahm der Nürnberger Bürotechnik- und IT-Experte auch für IBA Dosimetry. Mit einem praxisbewährtem MPS-Analysetool wurden alle vorhandenen Outputgeräte des Unternehmens detailliert erfasst. Druckvolumen, Anzahl der Nutzer, Standorte, Kosten für Verbrauchsmaterial, Reparatur und Wartung, IP-Adressen, Drucker-namen, Adressbücher, Fax-Nummern sowie die Besonderheiten der Anwendung flossen in die Beurteilung mit ein. »Unsere Ideen für IBA Dosimetry haben wir schließlich im MPS-Themenpark in unserem Showroom präsentiert, der 2012 mit Unterstützung von Utax eingerichtet wurde. Hier können wir dem Kunden an den Systemen selbst die Funktionsweisen von Dokumentenworkflows live zeigen, was die Vorteile besonders anschaulich macht«, erklärt Seitz. Das Ergebnis der Analyse zeigte, dass die Auswahl der Systeme pro Standort verbesserungswürdig ist und auch die Möglichkeiten der bereits genutzten Software »NSi AutoStore« noch ausbaufähig sind. Insgesamt konnte die dem Projekt vorangehende Analyse von lediglich drei Personen durchgeführt werden.

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