Die Vorteile einer Auslagerung der automatisierten Kreditsachbearbeitung an sogenannte Kreditfabriken liegen auf der Hand: Neben geringeren Bearbeitungskosten profitieren die Institute vor allem von einer Entlastung der Vertriebsmitarbeiter, sodass ihnen mehr Zeit bleibt, um sich auf die Neukundenakquise und Stammkundenpflege zu konzentrieren.

Um diese Vorteile nutzen zu können, ist allerdings eine professionelle Organisation nicht zuletzt auf Seite der IT-Systeme mit genauer Beschreibung der Schnittstellen und Prozessschritte erforderlich. Dies sollte auf Basis fest vereinbarter Service Level Agreements (SLAs) zwischen Bank und Kreditservicer geschehen. Schwierigkeiten bereitet den Instituten dabei vor allem das Zusammenspiel der einzelnen IT-Komponenten. Funktioniert dieses nicht reibungslos, schmelzen die mit dem Outsourcing von Kreditprozessen angestrebten Kostenvorteile rasch dahin.

Ein bestandführendes System, in dem die Buchungslogik festgelegt ist, stellt eine geeignete Grundlage dar, um dies zu verhindern. In diesem System zusätzlich geschaffene Schnittstellen für den Zahlungsverkehr oder die Anforderungen an BASEL II ermöglichen die unkomplizierte Integration in die Mandantensysteme eines Servicers. Durch einen flexiblen Aufbau eines solchen Systems lassen sich zudem weitere Services zu den bereits bestehenden Komponenten variabel zuschalten. Dazu zählen beispielsweise unternehmenseigene Compliance-Vorgaben, die so unkompliziert in den Kreditvergabeprozess integriert werden.

Um einen vernetzte Kreditbearbeitung durchgängig zu ermöglichen, kommt zudem der elektronischen Aktenführung eine entscheidende Rolle zu – etwa in Form einer Vereinheitlichung von Aktenstruktur und -führung. Richtet beispielsweise der Kunde eine telefonische Anfrage an seinen Bankberater, so kann dieser auf die elektronische Kreditakte zurückgreifen und ist sofort auskunftsfähig. Da eine langwierige Dokumentenanforderung und Rückrufe entfallen, wirkt sich dies direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Durch diesen workflowbasierten Ansatz werden nicht nur Liegezeiten und Arbeitsunterbrechungen vermieden, sondern zugleich Informationen gebündelt. Die Hypotheken Management setzt dafür beispielsweise auf das „Early-Scan-Verfahren“. Dabei werden alle relevanten Dokumente direkt nach Eingang elektronisch eingelesen und abgespeichert. Bei der Sachbearbeitung wird anschließend ausschließlich auf die elektronische Akte zurückgegriffen und nicht mehr auf die Originaldokumente in Papierform. Dies ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff aller Bearbeiter und gewährleistet allen Beteiligten einen aktuellen Informationsstand zum jeweiligen Kunden.

Bei der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist von Beginn an auf die Einbindung und die Schulung der Belegschaft zu achten. Denn die Akzeptanz der elektronischen Kreditakte seitens der Mitarbeiter erfolgt erfahrungsgemäß nur, wenn die Vorteile für eine effiziente und schnelle Arbeit von Beginn an deutlich werden.

Für Kreditinstitute ist bei Outsourcing-Projekten zu bedenken, dass IT-Umstellungen und Neuentwicklungen nicht mehr ausschließlich im eigenen Haus stattfinden.. Allerdings profitieren die Banken bei einem Outsourcing von einer hohen Investitionssicherheit und gleichzeitig von der Erfahrung und den künftigen Innovationen durch den Servicer. Des Weiteren sind neben der Mandantenfähigkeit, einer hohen Flexibilität, und eines hohen Standardisierungsgrads eine gute Skalierbarkeit der Systeme gefragt. Ein wichtiger Faktor ist hierbei beispielsweise eine klar definierte und moderne Serviceorientierte Architektur (SOA). Damit Effizienzvorteile bestmöglich ausgeschöpft werden können, ist im Backoffice eine elektronische Aktenführung eine wichtige Basisinvestition.

* Thomas Reher, Vorstand PPI AG und Hagen Luckert, Geschäftsführer der Hypotheken Management GmbH